A. QUELQUES OUTILS ET SUPPORTS DE COMMUNICATION
La réalisation d’outils et de supports de communication fait logiquement partie du programme de communication au service de la politique générale de la structure. Ils répondent à des objectifs précis dans un contexte déterminé avec mesure de l’impact et articulation entre les différents supports prévus.

En cas de réalisation ponctuelle, il convient de se poser quelques questions et d’élaborer un cahier des charges avant de se lancer dans l’action.

quel est l’objectif principal ? Y a-t-il des objectifs secondaires ? Lesquels ?
quelle est la cible ? Il faut éviter de viser plusieurs cibles simultanément ;
quel est le message ? Il peut varier en fonction de la cible ;
qui va gagner ? Quoi ? Que risque t-on ? Quels sont les enjeux ?
quelle est la forme ou le support le plus adapté à la situation de communication ?
quel est le moment favorable ? le délai ? Est-on dans l’urgence ? Ou travaille t-on le fond ?
quels seront les lieux « d’implantation » de dépôt ou de diffusion ?
quels seront le(s) mode(s) et calendrier(s) de diffusion ?
quelle campagne de communication accompagnera la sortie du support ?
qui coordonne l’action ? Qui la finance ? Qui la réalise ? Qui décide ?

B. PUBLICATIONS ET SUPPORTS ÉCRITS DE COMMUNICATION :
QUELQUES EXEMPLES

a) Pour l’externe

- la plaquette de présentation de la structure. Elle combine souvent, à tort, plusieurs fonctions :

donner des informations en interne et en externe, développer la notoriété, améliorer l’image…

Quelques erreurs récurrentes sont à éviter : plaquette illisible (textes noyés dans la publicité, photos sombres ou floues, mal cadrées qui contrastent avec un papier glacé, schémas compliqués, phrases longues, vocabulaire trop technique, caractères trop petits… ), plaquette universelle (trop de cibles visées simultanément, ce qui ne permet pas une hiérarchisation correcte de l’information), plaquette « maladroite » (elle fait l’éloge des uns, oublie les autres, illustre l’ouverture au monde de
demain avec des images d’hier, donne à peine ou pas l’identité de la structure… ), plaquette stéréotype (réalisée « gracieusement » par un éditeur spécialisé, aux frais de vos partenaires pour
un coût souvent faramineux, elle ne laisse aucune place à la singularité de la structure)…

- les dépliants permettent de présenter une formation, une action, un dispositif, un programme, le
projet. Réalisés en interne (A4 plié en 2 ou 3), ils sont peu coûteux. Penser à l’ensemble de la
collection (s’il y a collection) dès le début (support, couleur(s), charte graphique, mise en page)… ;
- les brochures diverses permettent, tout en informant, de mettre en valeur une richesse
patrimoniale, humaine, culturelle ou autre liée à la structure. Elles peuvent, à ce titre, bénéficier de
l’aide financière de partenaires concernés. Elles sont aussi acte et signe d’ouverture.

b) Pour l’interne

- le journal. Il peut être réalisé en interne de manière peu coûteuse (A4 recto ou recto verso par exemple). Quelques conseils : prévoir dès le début les cibles, les réalisateurs, une ligne graphique, les rubriques avec emplacements pour des photos, une périodicité, une répartition des tâches…
Dater et numéroter. Associer le plus de personnes possible à sa réalisation.

- les chartes, documents projets, règlements, livrets d’accueil… Autant de supports écrits qui permettent de formaliser de manière simple des accords et de laisser une trace fiable des
décisions, programmes, plans de travail, engagements, règles d’utilisation…
Remarque : ne jamais perdre de vue que les lieux et moments, méthodes de diffusion sont aussi importants que le support lui-même. Il est conseillé d’identifier et de hiérarchiser clairement les lieux de mise à disposition des documents au sein d’une structure. Il faut différencier notamment les documents de communication de la structure elle-même à qui on attribue le(s) emplacement(s) le (s) plus adéquat(s) par rapport à leur fonction. Viennent ensuite les documents de communication des autres structures à qui on attribue (ou non) des emplacements selon l’intérêt qu’ils présentent pour les membres de la communauté.
L’achat de présentoirs peut se révéler d’une grande utilité.

AUTRES SUPPORTS

a) Les supports audio et vidéo : montages ou films, ils présentent la structure ou une action. Ils peuvent être utilisés pour des occasions particulières, passer en boucle ou être réutilisés pour le web…

b) Le site web : incontournable aujourd’hui, c’est un dévoreur de temps qu’on peut récupérer par une réorganisation du travail et une nouvelle répartition des tâches. Il fait aussi appel à deux types de compétences nouvelles : technique ou bureautique et éditoriale.
En effet, l’arborescence définie, on ne met pas en ligne les documents tels qu’ils sont dans leur version papier. Un travail de choix, de réécriture et de mise en page est indispensable avant toute publication. Un site ne peut reposer sur un seul webmaster. Il est l’affaire d’équipes coordonnées par un comité de pilotage.